Privacy

 

Privacy verklaring ArcGIS Gebruikers Groep Nederland (AGGN) 

Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens binnen de vereniging ArcGIS Gebruikersgroep Nederland, afgekort AGGN.

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kortweg AVG, in de hele Europese Unie van toepassing. Deze verordening is op 24 mei 2016 in werking getreden en wordt sinds 25 mei 2018 gehandhaafd.

Voor de wet zijn openheid en transparantie essentieel bij het verkrijgen en opslaan van persoonlijke gegevens.

Verwerking van bedrijfs- en persoonsgegevens door de AGGN
Van ieder lid worden in de AGGN Ledenadministratie de volgende gegevens vastgelegd:

– Naam van de organisatie;
– Naam van een (individueel) lid: voorletters, voornaam, achternaam, geslacht – indien bekend;
– Factuuradres en indien bekend postadres;
– Indien bekend: telefoon vast of mobiel;
– Indien bekend: functie van de leden;
– Indicatie organisatie- of individueel lidmaatschap;
– E-mailadres.

Verder wordt daar binnen de AGGN Ledenadministratie aan toegevoegd:
– Lidnummer;
– Eerste aanspreekpunt voor een organisatie of gewoon contactpersoon;
– Startdatum lidmaatschap;
– Einddatum lidmaatschap, indien van toepassing;
– Al dan niet factureren.

Tot 1 januari 2019 werden ook geregistreerd:
– Indien van toepassing: ordernummers, bestelnummers, kostenplaatsen, overige facturatie informatie en factuur e-mailadressen.

Waarvoor worden de persoons- en bedrijfsgegevens gebruikt?

  1. Voor de jaarlijkse facturatie van de contributie;
  2. Voor de controle van de ledenlijsten;
  3. Voor communicatiedoeleinden met leden, organisaties, en geïnteresseerden
  4. Voor het doen uitgaan van uitnodigingen voor bijeenkomsten.

De genoemde gegevens worden niet gedeeld met personen of instanties buiten de AGGN.

Binnen de AGGN worden ledenlijsten, altijd voorzien van de datum van uitgifte, door de AGGN ledenadministratie uitsluitend verspreid aan bestuurs- en commissieleden die de gegevens nodig hebben voor hun functie. Zij worden verzocht altijd de meest actuele ledenlijsten te gebruiken.

Voor het vastleggen van de persoons- en bedrijfsgegevens heeft de AGGN niet expliciet uw toestemming nodig. Alle gegevens die vastgelegd worden zijn relevant voor het functioneren van u als lid van de AGGN. 

Met wie kunnen de in de AGGN Ledenadministratie geregistreerde worden gedeeld op verzoek van bevoegde publieke instanties?

  1. Overheidsinstanties, regelgevende instanties.
  2. Belastingdienst;
  3. Justitie/wet handhavende instanties;
  4. Juristen, notarissen en accountants.

 Verwijdering van persoons- en bedrijfsgegevens

Indien contributie wordt stopgezet dan loopt het lidmaatschap door tot het volgende kalenderjaar. Het lidmaatschap van de AGGN kan ten alle tijden onmiddellijk opgezegd worden.

Bij het einde van het lidmaatschap worden uw gegevens nog bewaard. Dit doet de AGGN in verband met mogelijke jubilea in de toekomst waarvoor de AGGN u wil uitnodigen. Of voor uitnodigingen van bijeenkomsten, ook al is uw lidmaatschap beëindigd. Als u bezwaar heeft tegen het feit dat de AGGN na het beëindigen van uw lidmaatschap uw gegevens bewaart kunt u dat aangeven bij de opzegging van het lidmaatschap. In dat geval zal de AGGN uw gegevens uit de ledenadministratie verwijderen.

Website
Als u de website van de AGGN bezoekt om informatie te verkrijgen of om u aan te melden voor activiteiten of als lid van de AGGN worden gegevens gebruikt om uw aanmelding te verwerken. De registratie van persoons- en/of bedrijfsgegevens via de website gebeurt gescheiden van de ledenadministratie, deze gegevens zullen nooit gekoppeld worden. Eenieder die meent dat zijn/haar beeldmateriaal op de website ten onrechte en/of zonder voorafgaande toestemming is gebruikt, kan zich wenden tot het Bestuur van de AGGN.

Mailinglist en email verkeer
AGGN maakt gebruik van de diensten van Mailchimp. Mailchimp is een geautomatiseerde mailing service welke zich buiten het Europees grondgebied bevindt. Leden van AGGN worden eenmalig aangemeld voor de mailinglist en krijgen vervolgens een opt-in verzoek voor de mailinglijst via het opgegeven mailadres. De privacy verklaring van Mailchimp is te vinden via: https://mailchimp.com/legal/privacy

E-mailadressen zullen door de AGGN nooit publiek gedeeld worden, niet direct en ook niet indirect (bijvoorbeeld door middel van een e-mail aan alle leden met de e-mail adressen in de rubriek “Aan” of “Cc”). De AGGN zal bij een mail bestemd voor alle leden de e-mailadressen vermelden in de rubriek Bcc zodat deze nooit zichtbaar worden.

Samengevat:

  • De AGGN is volledig transparant over welke gegevens gebruikt worden;
  • De AGGN deelt uw gegevens nooit met andere partijen voor commerciële doeleinden;
  • U heeft het recht om in te zien hoe wij uw gegevens gebruiken;
  • U heeft het recht op vergetelheid (het volledig wissen van uw persoons- en bedrijfsgegevens).

 Contactgegevens:

ArcGIS Gebruikersgroep Nederland
Jeroen Schilleman – Secretaris – Jeroen@aggn.nl